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  • 1. QUÉ ES EL COMPLIANCE
  • 2. QUÉ ES EL COMPLIANCE LABORAL
  • 3. BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE COMPLIANCE LABORAL
  • 4. ASPECTOS MÁS RELEVANTES A VERIFICAR EN EL ÁMBITO LABORAL
  • 5. LABOUR COMPLIANCE OFFICER
  • 6. EMPRESAS DE PEQUEÑA DIMENSIÓN
  • 7. GESTIÓN DEL PROGRAMA DE COMPLIANCE LABORAL
  • 8. DELITOS EN EL ÁMBITO LABORAL
  • 9. COMPLIANCE LABORAL EN EL ÁMBITO DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
Compliance laboral

Resumen:

Las personas jurídicas pueden ser responsables penalmente, salvo que exista una herramienta de carácter preventivo eficaz que se denomina plan de compliance. En los casos en los que la responsabilidad venga tipificada como consecuencia de aspectos del ámbito laboral de la empresa, es de aplicación el compliance laboral.

  • 1.QUÉ ES EL COMPLIANCE
  • Definición

    El cumplimiento normativo o compliance es un conjunto de herramientas de carácter preventivo para garantizar que la actividad que realiza la empresa y quienes la conforman y actúan en su nombre, lo hagan de acuerdo a lo que la organización debe cumplir:

    • normativa legal;
    • normativa interna (políticas internas, códigos éticos…)

    Forma parte de todas las áreas de actuación de la empresa (Legal compliance), por lo que se puede hablar de compliance de distintos bloques normativos -penal, laboral, fiscal, derecho de la competencia o medioambiente- cada uno de ellos con sus especialidades. Asimismo, el programa de compliance debe ser acorde al tamaño de la empresa y ajustado a las necesidades del negocio que desarrolla. Dentro del compliance se distinguen dos finalidades:

    • Preventiva: evitar la comisión de delitos, infracciones normativas o administrativas, responsabilidad civil, etc.
    • Reputacional: existencia de un buen gobierno corporativo. Un programa de compliance eficaz y que abarque a toda la organización demuestra el compromiso de la empresa de cumplir con la normativa.
    El cumplimiento normativo incumbe:
    • Al órgano de administración y la alta dirección de la empresa, que debe comprometerse y apoyar el programa de compliance.
    • A los empleados, que deben observar las obligaciones de compliance e informar sobre sus preocupaciones y los fallos que adviertan en el sistema.

  • 2.QUÉ ES EL COMPLIANCE LABORAL
  • Definición

    El compliance laboral es una herramienta eficaz para que se produzca el cumplimiento normativo en el ámbito laboral, desde el mismo momento en que un empleado entra a formar parte de la empresa (contratación, bonificaciones sociales, convenio colectivo, relaciones con sindicatos, etc.), o incluso con anterioridad en el procedimiento de selección.

    Por tanto, tiene las siguientes funciones:

    • Cumplimiento: garantizar el cumplimento de las normas laborales legalmente exigibles a las empresas.
    • Prevención: evitar o minorar el riesgo de incumplimientos laborales.
    • Excelencia laboral o cumplimiento óptimo: asegurar prácticas laborales que mejoren la normativa laboral creando un ambiente de trabajo estimulante y que mejore el bienestar de los empleados (Responsabilidad social corporativa o RSC).

    Debe ser claro, preciso, eficaz y estar redactado por escrito. No es suficiente con cualquier documento, por completo que sea, ni sirve utilizar modelos estandarizados o copiados de otras empresas.

    Ámbito de actuación

    Las principales áreas que debe abarcar un programa de compliance laboral son las siguientes:

    • Riesgos tradicionales en el ámbito laboral: condiciones de trabajo tanto en territorio nacional como internacional, igualdad y no discriminación, sistemas de retribución, seguridad social, etc.
    • Prevención de riesgos laborales, seguridad y salud en el trabajo.
    • Prevención de delitos en el ámbito laboral (tráfico ilegal de mano de obra, contratación de extranjeros sin autorización para trabajar, discriminación, acoso, etc.)
    • Uso de nuevas tecnologías de la información y comunicación (TIC).
    • Propiedad intelectual y protección de datos personales.
    • Riesgos en el ámbito de la responsabilidad social corporativa.

    Además, el programa de compliance laboral debe incorporar:

    • Un código de conducta o buenas prácticas que regule los comportamientos dentro de la empresa orientados al cumplimiento.
    • Canales de denuncia interna (whistleblowing).

  • 3.BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE COMPLIANCE LABORAL
  • Beneficios de su implantación

    La implantación de un sistema de compliance aporta los siguientes beneficios:

    • Mayor conocimiento de la propia organización.
    • Identificación del grado de cumplimiento de las obligaciones laborales y de la Seguridad Social.
    • Sistemas de monitorización y mejora continua.
    • Buena gestión corporativa.
    • Evitar riesgos reputacionales por conflicto de intereses.
    • Cultura de cumplimiento normativo y ético.

    Formación e información

    Para que el sistema de compliance sea eficaz, es fundamental que los destinatarios, especialmente los empleados, sean formados e informados, por la empresa, de la necesidad de cumplir con las normas, obligaciones y valores éticos recogidos tanto en la normativa general como en el programa de cumplimiento normativo.

  • 4.ASPECTOS MÁS RELEVANTES A VERIFICAR EN EL ÁMBITO LABORAL
  • ¿Qué hay que verificar en un programa de compliance laboral?

    Los aspectos más relevantes de un programa de compliance en el ámbito laboral son los siguientes:

    • Procedimientos y protocolos internos.
    • Situación del marco jurídico laboral y de Seguridad Social.
    • Estudio de normativa y convenios colectivos aplicables.
    • Grado de cumplimiento de los conceptos retributivos y mejoras sociales.
    • Cumplimiento de horarios, jornadas, descansos, horas extraordinarias, plan de igualdad, etc.
    • Cumplimiento respecto a modificación sustancial de condiciones de trabajo, extinciones de trabajo, contenciosos, etc.
    • Conflictividad en la empresa y relación con los representantes de los trabajadores.
    • Plan de prevención de riesgos laborales, plan de formación de los trabajadores, sistemas de participación de los trabajadores.

  • 5. LABOUR COMPLIANCE OFFICER
  • ¿Qué es el Labour Compliance Officer?

    El labour compliance officer es el órgano encargado de velar por el cumplimiento normativo socio-laboral. Esta figura puede ser absorbida por el compliance officer de la organización o ser ocupada por otra persona integrada en el área corporativa de compliance.

    En todo caso, para evitar posibles conflictos de interés, la persona encargada de esta labor no debe desempeñar otras funciones en la empresa (de asesoría, de dirección de RRHH, etc.).

  • 6. EMPRESAS DE PEQUEÑA DIMENSIÓN
  • Qué es una empresa de pequeña dimensión

    Una empresa de pequeña dimensión es aquella autorizada a presentar cuentas de pérdidas y ganancias abreviadas, es decir, que durante dos ejercicios consecutivos reúna, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

    • Que el total del activo sea inferior a 11,4 millones de euros.
    • Que la cifra de negocio anual sea inferior a 22,8 millones de euros.
    • Aquellas cuyo número medio de trabajadores sea inferior a 250.

    Modelo de compliance

    En las empresas de pequeña dimensión, el modelo de compliance se puede asumir directamente por el órgano de administración. No obstante, esto puede propiciar la confusión entre la responsabilidad de la persona física responsable del deber de vigilancia y el órgano de complimiento que ella misma encarna.

    La Fiscalía General del Estado admite que las características del modelo de compliance en las empresas de pequeñas dimensiones deben acomodarse a su propia estructura organizativa. Se puede demostrar el compromiso ético mediante una adaptación razonable, a su propia dimensión, de los requisitos generales exigidos en la normativa a los planes de prevención de delitos.

  • 7. GESTIÓN DEL PROGRAMA DE COMPLIANCE LABORAL
  • Código de conducta

    El programa de compliance laboral debe contar con un código ético, también denominado código de conducta o de “buenas prácticas”, que recoja los principios y valores morales de la empresa. Además, debe también regular los comportamientos dentro de la organización para adecuarlos a la imagen corporativa.

    Se configura como catálogo de conductas:

    • de obligado cumplimiento (normativa laboral nacional e internacional, de seguridad y salud, convencional, protección de datos, reglas de vestimenta y trato al cliente, etc.);
    • deseables o de excedencia operacional (voluntariado corporativo, mecenazgo, clima laboral, etc.);
    • reprochables o prohibidas (discriminación, acoso, uso de medios tecnológicos para cuestiones personales, etc).

    No se trata de exigir el cumplimiento de la normativa laboral, previniendo los riesgos legales laborales, sino de ir más allá y de asumir una actuación ética y responsable de:

    • todos los miembros de la empresa (empleados y directivos) dentro del ámbito interno;
    • en las relaciones con terceros (proveedores, clientes, contratistas, etc.) respecto a, por ejemplo, la aceptación o no de regalos, conflictos de intereses, información confidencial, criterios de selección de proveedores y subcontratistas, etc.)
    El propio código debe concretar su alcance y ámbito de aplicación, esto es, a quién se dirige. Asimismo, debe mantenerse actualizado de acuerdo a la normativa vigente en cada momento.

    Elaboración y comunicación

    Para elaborar el código ético o de conducta la empresa puede:

    • fijarlo de forma unilateral como reflejo de su poder de dirección;
    • tratarlo con la representación legal de los trabajadores;
    • incluirlo en el convenio colectivo u otro tipo de acuerdo.

    En cualquier caso, este código solo puede complementar la legislación, el diálogo social o la negociación colectiva, pero no puede sustituirlas o ir en contra.

    El contenido difiere en cada organización dependiendo de su tamaño, ámbito territorial, sector de actividad, cultura empresarial, etc. Mediante fórmulas claras y precisas debe indicar cuáles son las conductas exigidas, deseadas y prohibidas, así como las sanciones a imponer en caso de incumplimiento.

    Debe ser comunicado de forma fehaciente a todos los destinatarios, tanto empleados como terceros.

    Canal de denuncias o whistleblowing

    Los canales de denuncia o de whistleblowing son sistemas internos (por ejemplo, buzones online) a través de los cuales los trabajadores comunican, de forma confidencial e incluso anónima, hechos o comportamientos contrarios a la ley o a las normas internas de conducta de la empresa, realizados por empleados o auditores.

    Son una base fundamental de cualquier programa de compliance, además de una obligación impuesta a la empresa por la normativa específicamente en el ámbito de la prevención del acoso sexual y por razón de sexo en el trabajo y, en general, para la prevención de delitos en la empresa.

    No obstante, la mera existencia de canales internos de denuncia no justifica por sí misma la exoneración de la empresa o de sus directivos de sus eventuales responsabilidades. Así, por ejemplo, se puede declarar la responsabilidad del empleador que no reacciona frente a la denuncia de acoso sexual de trabajadora por parte de su superior jerárquico.

    El establecimiento de estos sistemas entraña un tratamiento específico de datos personales.

    ¿Qué ocurre si se incumple el código ético?

    La obligación de cumplir con el código de conducta deriva de la facultad de dirección del empresario, así como del deber legal de los empleados de trabajar de forma diligente y atendiendo a las órdenes e instrucciones del empresario.

    Su incumplimiento por los trabajadores puede dar lugar a sanciones disciplinarias o incluso el despido, en los casos de mayor gravedad. Para ello, es preciso que el código de conducta incluya un procedimiento interno de investigación y un régimen de sanciones, vinculado tanto al contemplado en la normativa laboral como al convenio colectivo de aplicación.

    La tolerancia empresarial de conductas que incumplan el código ético puede provocar la aplicación de la doctrina de los actos propios, que aumenta la dificultad en sancionar tales actos.

  • 8. DELITOS EN EL ÁMBITO LABORAL
  • Al margen de los medios de defensa que el ordenamiento laboral brinda a los trabajadores, tanto en el plano administrativo como en el judicial, los ataques más graves a sus derechos pueden ser constitutivos de delitos.

    Las penas previstas para las personas físicas pueden suponer privación de libertad de muy larga duración. También se prevén penas aplicables a las personas jurídicas y consecuencias accesorias a aplicar, en su caso, a empresas, organizaciones o entidades carentes de personalidad jurídica. A la responsabilidad criminal se puede añadir la responsabilidad civil derivada del delito, también exigible ante los tribunales penales.

    Los delitos son los siguientes:

    Delitos contra los trabajadores

    Código Penal

    Acoso laboral

    CP art.173.1

    Imponer condiciones laborales o de Seguridad Social perjudiciales

    CP art.311

    Dar ocupación simultánea de un número determinado de trabajadores, sin comunicar su alta en la Seguridad Social o sin permiso de trabajo

    Emplear reiteradamente a ciudadanos extranjeros, incluidos menores de edad, sin permiso de trabajo

    CP art.311.bis

    Tráfico ilegal de mano de obra

    CP art.312

    Favorecer la emigración simulando contrato o con otro engaño semejante

    CP art.313

    Discriminar gravemente en el empleo

    CP art.314

    Impedir, coaccionar o limitar la libertad sindical o el derecho de huelga

    CP art.315

    Infringir las normas de prevención de riesgos laborales poniendo en grave peligro la vida de los trabajadores, su salud o integridad física

    CP art.316 y 317

    El delito de acoso laboral se comete por un superior jerárquico que realiza contra un trabajador actos hostiles o humillantes, sin llegar a constituir trato degradante, y de forma reiterada en el tiempo. Los inferiores jerárquicos de un trabajador no pueden cometer este delito, salvo que actúen en cooperación un superior jerárquico del afectado.

    Delitos contra la Seguridad Social

    Código Penal

    Eludir del pago de cuotas o conceptos de recaudación conjunta

    CP art.307, 307.bis, 307.ter, 308 y 310.bis

    Obtener indebidamente devoluciones de cuotas o conceptos de recaudación conjunta

    Disfrutar indebidamente de prestaciones, deducciones, subvenciones o ayudas, por cualquier concepto

    ✔ El hecho de no pagar a la Seguridad Social no supone sin más un delito. Además, es preciso que se realice una maniobra de ocultación que pueda perjudicar a la labor investigadora.

    ✔ Por ejemplo, constituye un delito de fraude de prestaciones a la Seguridad Social crear una empresa sin actividad real y aparentar una relación laboral inexistente para percibir prestaciones por desempleo que de otra forma no se obtendrían. El delito se consuma cuando se perciben las prestaciones.

    Delitos que pueden afectar a derechos de los trabajadores

    Código Penal

    Acoso sexual

    CP art.184

    Frustración de la ejecución e insolvencias punibles

    CP art.257 a 258.ter y 259 a 261.bis

    Delitos contra los derechos de los ciudadanos extranjeros

    CP art.318

    Trata de seres humanos

    CP art.177.bis

  • 9. COMPLIANCE LABORAL EN EL ÁMBITO DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS
  • La utilización cotidiana de las nuevas tecnologías de la información y comunicación en el ámbito laboral mejora la eficiencia de los procesos productivos y permite la implantación en la empresa de nuevas fórmulas de prestación laboral más flexibles (como el teletrabajo), con indudables ventajas en lo que se refiere a la conciliación de la vida personal y laboral de los trabajadores.

    Sin embargo, en ocasiones las tecnologías que el empresario pone a disposición de los trabajadores (Internet, correo electrónico corporativo, smartphones y otros dispositivos móviles, etc.) se usan de forma abusiva para fines privados por completo ajenos a la prestación laboral, lo que redunda en:

    • una reducción del rendimiento del propio trabajador;
    • eventualmente, en una fuga de información confidencial de la empresa o en daños a sus sistemas informáticos (p.e, entrada de malware o virus).

    En este nuevo escenario de uso de medios tecnológicos por parte de los empleados cobra especial importancia la aplicación del compliance laboral.

    El cumplimiento normativo en esta área, principalmente de carácter auto-regulatorio, se articula a través de la elaboración de políticas y protocolos corporativos de gestión del uso y control de los medios informáticos utilizados por los empleados durante el desarrollo de la prestación laboral.

    Los mecanismos de control en esta materia cumplen una triple finalidad:

    • 1. Evitar o reducir los usos fraudulentos de las tecnologías en el ámbito laboral (competencia desleal, abuso en la navegación de Internet o del correo electrónico corporativo durante la jornada laboral, acoso laboral, etc.).
    • 2. Posibilitar una reacción legítima del empresario frente a tales usos fraudulentos sin vulnerar derechos fundamentales como la intimidad personal o el secreto de las comunicaciones de los trabajadores.
    • 3. Fomentar un uso responsable de las herramientas informáticas puestas a disposición de los empleados.

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