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La exigencia de un certificado negativo puede vincularse a la seguridad de la contratación cuando el puesto implica acceso a domicilios, datos de clientes y envíos reveladores de hábitos personales. Si el documento solo acredita la inexistencia de antecedentes y no comporta acceso a registros penales ni tratamiento de datos incriminatorios, no queda sometido por sí mismo al régimen reforzado de los datos sobre condenas e infracciones (AN cont-adm 8-7-26, EDJ 657491).

La empresa impugna la resolución de la AEPD que le impone una multa de dos millones de euros por tratamiento ilícito de datos personales relativos a antecedentes penales. En el proceso de selección de repartidores de paquetería con vehículo propio para entregas en domicilios particulares, exige un certificado negativo de antecedentes penales, revisado por encargados externos durante la preselección. La AEPD considera que el consentimiento prestado por los candidatos no es válido, porque requiere una norma legal que habilite el tratamiento de datos personales relativos a condenas e infracciones penales (RGPD art.10).

Que una empresa solicite esa documentación puede ser discutible en el plano laboral si no guarda conexión real con las funciones del puesto o si no es necesaria para la relación de trabajo. Ahora bien, ello no implica automáticamente un tratamiento prohibido de datos penales ni traslada sin más la cuestión al régimen sancionador de protección de datos.

La valoración se vincula a los riesgos del puesto ofertado: entregas en el domicilio del destinatario final, con acceso a datos del cliente tales como direcciones, teléfonos y envíos que pueden revelar hábitos o información íntima. Esa exposición permite apreciar una finalidad concreta de seguridad en la contratación, consistente en una verificación mínima sobre la honorabilidad del candidato antes de confiarle el acceso físico al domicilio y el manejo de tales datos. En este contexto, la legitimidad de la exigencia depende de la relación objetiva entre la finalidad perseguida y el dato solicitado.

El elemento decisivo es la naturaleza del dato tratado. El régimen reforzado previsto en la normativa se refiere a datos personales relativos a condenas e infracciones penales, no a datos que expresan la ausencia de antecedentes. Por eso, recibir un certificado negativo no equivale, sin más, a tratar información sobre condenas o infracciones ni a construir un fichero de antecedentes desfavorables, y el consentimiento de los interesados para su tratamiento no está invalidado.

Asimismo, se debe diferenciar el acceso a registros públicos del tratamiento de un documento aportado por el propio interesado. En este caso, la empresa no consulta el registro ni obtiene datos incriminatorios: solo recibe un certificado negativo presentado por el candidato. De ahí que la doctrina constitucional sobre acceso ilegítimo al registro de penados y la jurisprudencia europea sobre acceso a registros sancionadores no sean trasladables.

Excluida la aplicación del régimen específico de datos penales, el control se desplaza a la licitud general del tratamiento: en atención a la finalidad de seguridad en la contratación y a las características del puesto, puede considerarse legítima, en este concreto proceso selectivo, la exigencia y tratamiento del certificado negativo.